山东师范大学

大型精密贵重仪器设备档案管理办法

为加强大型精密贵重仪器设备技术资料的管理，凡经验收合格投入使用的大型精密贵重仪器设备，由实验室管理处管理科会同各使用单位将全部技术资料整理、登记、编册，建立技术档案。为充分发挥科技档案的作用，进一步规范我校大型精密贵重仪器设备的科技档案管理，特制定管理办法如下：

一、凡单价或成套设备总价在20万元人民币（含20万元)以上的大型精密仪器设备(或单价不足20万元，但为精密稀缺以及国家科委统管的23种仪器设备)均应建立科技档案。(档案目录表)填写一式两份，一份随机，由设备管理人员负责保管使用，一份交实验室管理处管理科统一管理。

二、大型精密贵重仪器设备档案范畴的界定：

1、原始资料：大型精密仪器设备购置申报计划、申购论证报告、领导批文、定货合同、认购报价、装箱单、发票付本、开箱验收记录(包括外商验收文件)、索赔记录、设备使用说明书、维修手册、出厂合格证、鉴定证书以及操作规程等。

2、大型精密仪器设备运行情况的资料：运行过程中形成的使用记录、故障报告、检修记录以及最后的报废报损记录等技术文件(逐学期存档作为检查效益考核的重要依据)。

3、大型精密仪器设备管理资料：大型精密仪器设备的操作、保养维护制度等管理方面的资料。学校的有关文件，国家的政策法规及相关的技术及各项标准。

三、入档的技术资料或文件，要用蓝墨或碳素墨水书写，要求字迹清晰工整，不能用圆珠笔、纯蓝墨水和复写纸填写，技术文件资料保管期限。视其作用与参考价值，一般分为永久、长期和定期。

四、设备档案管理人员应及时做好设备档案的分类、编册、登记统计和必要的加工整理，并负责档案资料的安全。档案材料一般只准查阅不得外借，必须借出时，须经学院(所、中心)负责人批准，报实验室管理处管理科同意后，办理借阅手续。借阅人员要妥善保管、使用，并要按期交还，严格交接手续。

五、大型精密贵重仪器设备经批准在校内调拨时须经实验管理科办理交接手续，档案材料随机一并调入接收单位。凡经批准报废的大型精密仪器设备，随机档案材料及报废批文等，要归档交实验室管理科留存。

六、大型精密仪器设备档案管理，其性质为科技档案管理的范畴，任何人不得将档案资料带入公共场所，不得随意涂改，不经领导批准，不得擅自对外提供有关技术资料，及相关科研、测试参数指标等数据。

七、以上条款若与校档案室科技档案管理办法有相异之处，应按校档案室的管理办法执行。

2006年12月修订